Refugium PEC-catorum
Sebbene sia passato diverso tempo dall’avvio della posta elettronica certificata (PEC), esistono ancora una larga parte di persone e clienti che ne ignorano i meccanismi di funzionamento.
Fisso in tre punti le regole fondamentali:
1 – RICEVUTE // Conserva sempre le ricevute di accettazione e consegna quando invii una pec.
2 – ALLEGATI // Firma digitalmente gli allegati delle pec che stai inviando se vuoi che abbiano validità.
3 – CONSERVAZIONE // Le corrispondenze con rilevanza giuridica devono essere conservate per almeno 10 anni.
Come succede per la classica raccomandata, dove viene recapitato il talloncino di avvenuta consegna e accettazione, il meccanismo per la pec è il medesimo. Se eliminate o perdete queste notifiche, di fatto ne invalidate la missiva.
E’ diffusa la convinzione che sia sufficiente inviare una pec con i classici allegati (pdf,word,etc) per credere di aver fatto la cosa corretta. NON E’ COSI’. La pec ne certifica il contenuto solo se scritto all’interno del corpo del messaggio ed in questo caso il fatto che ci sia un allegato e non il contenuto dell’allegato stesso. L’allegato deve essere firmato digitalmente dal mittente prima dell’invio della pec stessa.
La corrispondenza, qualora debba avere una valenza legale, come faremmo per il cartaceo in originale originale, va conservata per 10 anni. La conservazione può avvenire anche attraverso strumenti di archiviazione digitale opzionali e più sicuri.
MONITORO ti può aiutare .. ma non possiamo essere il tuo “Refugium PECcatorum”.
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